Quão único é um projeto?

Um projeto, por definição, cria um produto, serviço ou resultado único, exclusivo. Mas quão único é este resultado? Já parou pra pensar a respeito?

Se nunca fez isso, aproveitemos o momento pra refletir um pouco.

Situação A: Suponha que você trabalhe em uma instituição de alta tecnologia e receba a incumbência de gerenciar um projeto de criação de um sistema imunológico artificial, que será posteriormente utilizado em chips tolerantes a falhas (antes de me chamar de louco saiba que tem gente por aí tentando produzir algo nesta linha). Inovação da pesada hein? Provavelmente ninguém nunca fez isso antes e quem teve a idéia de levar a iniciativa adiante provavelmente não sabe exatamente como chegar lá. O processo de criação de um produto desta natureza está longe de ser prescritivo. Ao contrário é provavelmente altamente empírico, o que quer dizer que algumas tentativas e erros podem e devem acontecer pelo caminho.

Situação B: Você agora é um gerente de projetos de uma empresa de infra-estrutura de TI convencional. Já implementou dezenas de redes de computadores em escritórios deste “Brasilzão” afora e acaba de ser nomeado GP para um nova inciativa do gênero. O passo a passo pra resolver a demanda do cliente é bem conhecido. Você tem documentado um processo de implementação de redes que, tirando algumas coisas que sempre variam caso a caso, funciona bastante bem de modo geral.

Situação A e Situação B podem ser tratadas como projetos, certo? No caso da Situação A creio não haver muita dúvida. Em B, é bom lembrar àqueles que ainda não estão muito seguros que “algumas coisas sempre variam caso a caso” e que “Deus está nos detalhes” – esta última frase não sei exatamente de quem é mas sempre gostei dela e acho que se encaixa bem aqui.

Dado que consegui convencê-los que ambas as demandas podem ser consideradas projetos (se alguém ainda não se convenceu comente o post logo abaixo dizendo porque ), podemos afirmar também que as duas devem ser planejadas, monitoradas e controladas. Mas será que devemos planejá-las, monitorá-las e controlá-las da mesma forma? Veja a figura abaixo. Ela nos ajuda a clarear um pouco a situação:

Veja que a demanda B pode ser classificada como projeto, mas situa-se próximo ao que costumamos chamar de “Operações Continuadas”, para classificar aquilo que é repetitivo. Já a demanda A está muito próxima do outro extremo do desenho. Denominei esta outra extremidade de “Mundo Completamente Desconhecido”, mostrando que, quando mais para direita, mais nebuloso e indefinido é o resultado que se espera do projeto. O ponto “Marco zero de projetos” é conceitual e serve apenas para mostrar que a partir de algum momento, algo deixa de ser repetível e contínuo para se tornar temporário e exclusivo.

Algumas conclusões interessantes podem ser tiradas deste desenho:

• A primeira é que a distinção entre operações continuadas e projetos não é discreta, mas contínua. Existem operações continuadas muito padronizadas (ex: produção de tijolos), operações continuada menos padronizadas (ex: manutenções de software não projetizadas), projetos com produtos finais pouco exclusivos (situação B) e projetos com produtos finais muito exclusivos (situação A);
• E a segunda, retornando à nossa dúvida que ficou em aberto é: apesar de A e B serem considerados projetos, tratam-se de duas demandas com perfis bastante diferentes. Assim a abordagem gerencial para conduzir as duas iniciativas será, naturalmente diferente.

Em B as entregas, tanto finais como intermediárias, podem ser delineadas com boa precisão. Afinal de contas isso já foi feito dezenas de outras vezes. É possível definir, seqüenciar e estimar recursos e durações com boa taxa de acerto para uma quantidade razoável de atividades, até mesmo para algumas próximas do final do ciclo de vida do projeto. Ou seja, enxergamos com clareza todo o fluxo de atividades a ser desenvolvido, do início ao fim do projeto.

Em A as coisas já são mais complicadas. Tem-se uma idéia do que se quer ao fim do projeto, mas é impossível definir-se logo no primeiro ciclo de planejamento, de forma prescritiva, a seqüência de todas atividades a serem executadas para chegar-se ao produto final. Produtos intermediários são gerados e seus resultados são analisados para se definir etapas posteriores e em alguns casos para se decidir se o projeto segue ou não adiante. É possível planejar, monitorar e controlar mas a filosofia é outra. O produto final é mais ou menos conhecido. Há objetivos traçados. Mas o caminho que é percorrido é definido ao longo do projeto. Planejado sim, mas com antecedência menor.

De forma bem pragmática, executar um projeto como o descrito em B é parecido com viajarmos para o Nordeste comprando um pacote turístico. Sabemos que vamos conhecer 5 cidades, os hotéis em que vamos nos hospedar, os passeios que vamos fazer (inclusive com os horários). Sempre tem algum imprevisto, mas de modo geral a coisa não muda muito. Executar A é mais ou menos como viajar para o Nordeste por conta própria com o hotel para o primeiro destino reservado e um objetivo de conhecer outras 4 cidades. Que outras 4? Ainda não sabemos, mas quando estivermos prestes a sair da primeira já teremos reservado o hotel para a segunda, tendo inclusive uma boa idéia de quando iremos para a terceira. Alguém poderia me dizer: o bom mesmo é pegar o carro e ir viajando sem destino certo… Parando quando der vontade, conhecendo praias nunca antes visitadas, decidindo tudo na última hora, sem plano algum. Eu diria que um comportamento assim pode até funcionar… pra sua próxima viagem para o Nordeste. Mas nunca para a criação de um sistema imunológico artificial. Entendeu a diferença?