Planejamento na medida certa, na hora certa

Planejamento é bom, todos nós sabemos. Mas a forma de planejar um projeto pode variar muito, de acordo com suas características. Sponsors mais conservadores sempre desejam um plano extremamente detalhado, com a especificação precisa de tudo que será feito, ainda antes do início da execução do projeto. O problema é que em muitas circunstâncias as informações disponíveis neste momento são insuficientes para um detalhamento desta natureza.

Há projetos em que se sabe perfeitamente o que se quer e o que tem que ser feito para a obtenção dos resultados desejados. Um bom exemplo deste caso é a construção de um prédio de apartamentos voltado para um público de renda mais baixa. As construções costumam ser extremamente padronizadas, com requisitos e processos produtivos bem conhecidos. Nesse caso creio ser possível a existência de um plano de projeto detalhado antes do início da execução. Ele poderá sofre mudanças e refinamentos, mas de modo geral se manterá relativamente estável.

Agora imagine um projeto que tenha como resultado permitir que um varejista passe a executar suas vendas também pela Internet. O número de possíveis caminhos a serem tomados no projeto de montagem de uma operação deste tipo é muito grande. E para cada conjunto de possibilidades, o trabalho a ser executado, o custo e o tempo de execução podem variar bastante. Para ilustrar vejamos algumas possibilidades de variação:

Em relação à parte de tecnologia a empresa poderia:

– Optar por criar uma estrutura própria de hardware e software para hospedar sua loja virtual
– Construir um software próprio e rodá-lo em um datacenter terceirizado
– Utilizar uma loja virtual já montada, com toda a infra-estrutura já pronta

Em relação às entregas para os clientes ela poderia:

– Utilizar os Correios
– Utilizar grande empresas de entrega, tais como DHL, Fedex, etc
– Utilizar pequenas empresas locais de entrega
– Utilizar um mix destas diversas opções

Em relação à estruturação de centros de distribuição (CDs):

– Poderia haver um único CD a partir do qual as entregas para todos os estados do Brasil ocorreria
– Poderia-se optar por CDs descentralizados em cada um dos estados da federação

Como já foi possível perceber existem muitas possibilidades. Claro que a documentação de algumas premissas poderia melhorar um pouco a situação, tornando o cenário mais definido. O problema é que as análises a serem feitas para que cada uma das decisões sejam tomadas não raro são complexas e podem ser melhor gerenciadas se fizerem parte do ciclo de vida do próprio projeto. Nesse caso não tem jeito: devemos recorrer ao velho e bom planejamento em ondas sucessivas. Na minha opinião um dos mais importantes conceitos a serem conhecidos e utilizados na prática pelos gerentes de projeto. Mas que no dia a dia costuma ser desconsiderado, mesmo quando sua utilização é a única opção viável para o sucesso.

Para quem não conhece o conceito, segue sua definição, presente no PMBOK:

Planejamento em ondas sucessivas / Rolling Wave Planning [Técnica]. Uma forma de planejamento de elaboração progressiva em que o trabalho que será realizado a curto prazo é planejado em detalhes em um nível baixo da estrutura analítica do projeto, enquanto o trabalho distante no futuro é planejado em um nível relativamente alto da estrutura analítica do projeto. Porém, o planejamento detalhado do trabalho a ser realizado dentro de mais um ou dois períodos no futuro próximo é feito conforme o trabalho está sendo terminado durante o período atual.

Traduzindo de forma bem pragmática, significa planejar o que se conhece de forma detalhada e o que não se conhece de forma mais superificial. Como à medida em que o projeto avança o conhecimento a seu respeito aumenta, significa também que o planejamento deve ser refinado várias vezes ao longo do projeto.

Assim, se você trabalha com projetos em que há muitas indefinições em relação ao que se quer ou em relação a como atingir os objetivos (grande maioria), não se orgulhe de, ainda antes de a execução começar, apresentar um plano super-detalhado mesmo para as últimas fases do projeto. Se este for o desejo do seu chefe, você o agradará num primeiro momento, mas certamente terá problemas em um futuro bem próximo. Quer apostar?